稿件收到退修意见之后，除了修改论文正文，修改说明信同样十分关键，不少作者忽略这份材料的重要性，简单几句话应付，会直接影响编辑与审稿专家的阅读感受。修改说明信是作者和审稿人沟通的重要载体，清晰完整的回复，能够让审稿专家快速看到稿件的改动情况，提升二次送审的通过率。
撰写修改说明信，建议采用逐条回复的格式，把审稿专家的每一条意见完整复制出来，再对应写出修改情况。回复内容分为两部分，一是说明针对这条意见做出了哪些调整，二是标注正文修改对应的页码、段落位置，方便审稿人核对。如果完全接纳意见，就写明具体修改内容；如果存在不同看法，不能直接反驳，要摆文献、摆研究实际情况，有理有据委婉阐述自己的观点。
撰写过程中要保持谦逊客观的行文语气，不要出现情绪化表述。即便部分审稿意见和自身研究方向存在出入，也应当尊重专家的评审视角。修改完成之后，通读一遍说明信，检查有没有遗漏审稿意见，避免出现部分问题没有回应的情况。一份高质量的修改说明，能够充分体现作者严谨的治学态度，为稿件复审增加优势。